Strona pensjonatu z rezerwacją online: jak ograniczyć prowizje portali?

Strona pensjonatu z rezerwacją online ma jedno zadanie: sprawić, żeby część gości rezerwowała bezpośrednio, bez prowizji dla portalu. Poniżej opisuję, jak projektujemy taką stronę w amber, jakie narzędzia do niej podpiąć i jak policzyć, czy to się w ogóle opłaca.

Silnik rezerwacji czy formularz zapytania?

Pierwsza decyzja dotyczy tego, co gość zobaczy po kliknięciu „Zarezerwuj”. Są dwie drogi.

Formularz zapytania to najprostsze rozwiązanie. Gość wpisuje daty, liczbę osób i kontakt, a Ty odpisujesz z ofertą. Działa w małych obiektach, gdzie właściciel i tak rozmawia z każdym gościem, na przykład przy kwaterach z kilkoma pokojami albo domkach wynajmowanych na tygodnie. Wadą jest czas: gość, który o 23:00 porównuje trzy obiekty, często zarezerwuje ten, w którym od razu zobaczy cenę i wolny termin.

Silnik rezerwacji pokazuje dostępność i ceny w czasie rzeczywistym, przyjmuje płatność lub zadatek i wysyła potwierdzenie. To zewnętrzny system (abonament lub opłata od rezerwacji), który osadzamy na stronie albo pod nią podpinamy. Gość rezerwuje sam, bez czekania na odpowiedź.

W praktyce przy pensjonacie, który ma już oferty w portalach, polecamy silnik rezerwacji. Formularz zostawiamy jako drugi kanał dla grup, pobytów firmowych i pytań nietypowych.

Channel manager: jeden kalendarz dla wszystkich kanałów

Gdy obiekt sprzedaje pokoje jednocześnie na własnej stronie i w kilku portalach, ręczne pilnowanie kalendarzy kończy się podwójną rezerwacją. Channel manager synchronizuje dostępność i ceny między kanałami: pokój sprzedany przez stronę znika z portali i odwrotnie.

Na co zwracamy uwagę przy wyborze zestawu silnik + channel manager:

• czy obsługuje portale, z których faktycznie korzystasz,
• czy silnik da się osadzić na stronie tak, żeby wyglądał jak jej część (kolory, czcionki, język),
• czy działa dobrze na telefonie, bo tam zaczyna się większość rezerwacji turystycznych,
• czy ma wersje językowe, jeśli przyjmujesz gości z Niemiec,
• czy pozwala ustawić inne ceny lub pakiety dla rezerwacji bezpośrednich,
• jak wygląda eksport danych gości, gdybyś kiedyś chciał zmienić system.

Wielu dostawców oferuje oba narzędzia w jednym pakiecie i zwykle to najwygodniejsze rozwiązanie. My nie sprzedajemy żadnego z tych systemów, więc doradzamy wybór pod obiekt i podpinamy go pod stronę.

Ile kosztują prowizje? Rachunek na przykładzie

Prowizje portali rezerwacyjnych wynoszą zwykle od kilkunastu do dwudziestu kilku procent wartości rezerwacji. Żeby to zobaczyć w złotówkach, weźmy przykład. Liczby są umowne, podstaw własne.

Przykład: pensjonat na 12 pokoi w Grzybowie. Średnio 300 zł za pokój za noc, w roku sprzedanych 2000 nocy. Przychód z noclegów: 600 000 zł. Załóżmy, że 70% rezerwacji przychodzi z portali przy prowizji 18%.

• przychód z portali: 420 000 zł,
• prowizja: 75 600 zł rocznie.

Jeśli dzięki stronie i dobremu silnikowi rezerwacji przeniesiesz na kanał bezpośredni tylko co dziesiątą z tych rezerwacji, czyli 42 000 zł przychodu, nie oddajesz od niej ok. 7 560 zł prowizji. Od tej kwoty trzeba odjąć abonament silnika, opiekę nad stroną i ewentualną reklamę. Rachunek zwykle się broni już przy kilku procentach przeniesionych rezerwacji, ale zrób go na swoich liczbach.

Dla orientacji: rynkowe ceny stron hoteli i pensjonatów z rezerwacjami zaczynają się zwykle od 8-12 tys. zł, a opieka techniczna od ok. 200 zł miesięcznie. Naszą wycenę przygotowujemy po rozmowie, bo zależy od liczby pokoi, wersji językowych i integracji.

Model mieszany: portale do pozyskania, strona do powrotów

Nie namawiamy do wyłączenia portali. Dla nowego gościa, który nie zna Twojego obiektu, portal jest wygodnym miejscem porównania ofert i często to tam znajdzie Cię pierwszy raz. Ta prowizja jest kosztem pozyskania klienta.

Problem zaczyna się, gdy ten sam gość wraca za rok i znowu rezerwuje przez portal, bo nie wie, że może inaczej. Strona pensjonatu z rezerwacją powinna przejmować przede wszystkim:

• gości powracających, którzy szukają Cię po nazwie,
• gości z polecenia, którzy wpisują nazwę w Google,
• ruch z Mapy Google i profilu firmy, gdzie przycisk prowadzi na Twoją stronę,
• kuracjuszy i dłuższe pobyty, przy których prowizja od całego pobytu jest wysoka.

Co pomaga gościowi wybrać rezerwację bezpośrednią? Jasny powód. Może to być późne wymeldowanie, parking w cenie, śniadanie, rabat dla stałych gości albo elastyczniejsze anulowanie. Przed wprowadzeniem różnicy w cenach sprawdź warunki swojej umowy z portalem.

Szerzej o tym, kiedy portal się opłaca, a kiedy własny kanał, pisze Samuel we wpisie Własna strona czy portale rezerwacyjne.

Co musi mieć strona pensjonatu z rezerwacją

Sam silnik rezerwacji nie wystarczy. Gość musi najpierw zaufać, że obiekt jest taki, jak na zdjęciach. Na stronach dla obiektów noclegowych projektujemy kilka stałych elementów:

1. Duże, aktualne zdjęcia każdego typu pokoju, łazienki i widoku z okna. Bez zdjęć z telefonu sprzed pięciu lat.
2. Osobna podstrona dla każdego typu pokoju z metrażem, wyposażeniem i przyciskiem rezerwacji. Pomaga to też w Google, bo każda podstrona może odpowiadać na inne pytanie gościa.
3. Lokalizacja w liczbach: odległość od plaży, od centrum, od dworca, z mapą.
4. Cennik lub chociaż ceny „od” z informacją o sezonach.
5. Regulamin, zadatek i anulowanie opisane po ludzku, bez ukrywania w PDF-ie.
6. Wersja niemiecka, jeśli przyjmujesz gości z Niemiec. W Kołobrzegu i okolicy to zwykle największa grupa gości zagranicznych.
7. Szybkość na telefonie, bo gość, który czeka na zdjęcia, wraca do portalu. Więcej o tym w tekście o szybkości strony mobilnej.

Więcej o tym, jak wygląda taki projekt u nas, znajdziesz na stronie strony dla hoteli i pensjonatów.

Dane gości: Twoje, nie portalu

Rezerwacja przez portal oznacza, że kontakt z gościem i historia jego pobytów zostają w dużej mierze po stronie portalu. Rezerwacja bezpośrednia daje Ci dane, które możesz wykorzystać zgodnie z RODO: przypomnienie o terminie przed sezonem, ofertę dla stałych gości, życzenia z kodem rabatowym.

Żeby to działało, potrzebne są trzy rzeczy:

• zgoda na komunikację marketingową zbierana osobno od zgody na realizację rezerwacji,
• eksport danych z silnika rezerwacji do narzędzia do newslettera albo przynajmniej do arkusza,
• polityka prywatności opisująca, kto przetwarza dane (silnik rezerwacji, płatności, hosting).

Przy okazji: na stronach, które budujemy, kody analityki i reklam ładują się dopiero po zgodzie gościa (Consent Mode v2), a czcionki są hostowane lokalnie, więc strona nie wysyła danych odwiedzających do zewnętrznych serwerów bez potrzeby.

Jeśli chcesz policzyć prowizje na liczbach swojego obiektu i sprawdzić, jaki zestaw narzędzi będzie pasował, napisz do nas.